檔案是美化環境、創建文明衛生城市重要活動的真實記錄。管好用好城市綠化檔案，對提高城市品位，促進城市建設事業的發展具有重要的意義。因此，我們必須把握住城市綠化檔案的特點，認真做好城市綠化檔案的收集整理、保管利用工作，使城市綠化檔案工作更好地為城市建設及各項工作服務。

    一、城市綠化檔案的形成及其內容

    1.綠化檔案的形成。綠化檔案是在綠化建設工作中形成的具有保存價值的文字、圖紙、照片、圖片及不同載體的文件材料。綠化檔案有城市道路綠化、綠帶、綠筲；有環島、廣場綠化；有景點綠化、小區綠化。

    2.綠化檔案內容。大致可劃分為：

    (1)城市綠化工程檔案。包括街道綠化、綠帶、綠籬、環島綠化、廣場綠化等綠化工程中形成的文字材料、綠化布置圖、綠化小品設計圖、照片及工程竣工驗收資料。

    (2)古樹名木檔案。包括在古樹名木管理養護中成的文子材料，古樹名木所在的地理位置、樹名、學名、科屬、樹齡等鑒定中形成的檔案卡、照片、養護管理責任書和調查的情況記錄及應采取的保護措施等。

    (3)園林綠化檔案。包括新建園林景點、舊園改造、修建等園林建筑的綠化配套工程項目中形成的各種文件材料，設計圖紙、方案，論證材料。

    (4)城市綠化普查檔案。包括上級文件，工作方案，綠化普查中形成的各類通知、簡報、計劃、辦法、總結、說明、責任書，各類普查表冊、計算機軟件。

    (5)其它綠化工作中形成的檔案。包括綠化團體學會工作、年會、學術研討中形成的文件材料；綠化工作會議的文件、會議資料。

    二、城市綠化檔案的特點

    城市綠化檔案除一般檔案所有的特點外，還有它自身所具有的特殊性，其主要表現在：

    1.專業性。城市綠化檔案專業性的表現，除在綠化管理業務工作中所應遵循、適用的規范是國家有關綠化政策這一特定性外，在城市綠化建設中要根據綠化的生長特點，選擇地點進行規劃、設計、布局、種植養護管理。因而，其在各項綠化工作中所形成的檔案與其它檔案相比，具有較強的專業性。

    2.分散性。城市綠化的好壞，標志著一個城市的精神面貌。由于園林建筑、古樹名木等年代的久遠，載體的多樣性，使得一些檔案往往分散在文物、博物、園林科研史志及院校各單位。這就決定其分散性。

    3.載體形式的多樣性。城市綠化檔案既有一般檔案的共性，但又存在著差異，其載體有紙質、感光材料磁性材料等制成的檔案；有錦旗、獎章、獎杯等實物；有志書、實物遺存、圖片等，經收集整理或加工成文獻資料后，也可作為檔案保存。

    三、搞好城市綠化檔案工作的幾點設想

    1.要根據城市綠化總體規劃，做好綠化檔案的征集工作。綠化規劃，經設計定案實施后形成了大量的檔案資料，在接收時，不能只注重接收帳內”的相關檔案，必須對一個城市總體規劃中形成的檔案資料、涉及城市綠化的重點工程會議資料、城市綠化系統規劃會議資料、創建城市精神文明建設中環境綠化方面資料，以及一些補充有參考價值的資料和有憑證作用或有紀念意義的實物。

    2.突出重點，抓好重點綠化工程的建檔工作。要根據城市特點建立有特色的城市綠化阿絡體系，抓好綠化工程建檔工作。其重點工程包括：重點風景區的建設；主要道路綠化；濱河綠帶；典型住宅小區綠化；政府機關、大專院校的綠化工程等。根據檔案工作的現狀特點和規律，從思想組織制度等方面加強對重點工程項目檔案工作的領導，在收集整理環節上實行超前服務，改變常規的滯后服務現象，要指派專門人員進行收集、積累。建檔的關鍵在于收集，工程竣工驗收時，檔案材料是否齊全準確要作為驗收條件之一列人項目的驗收內容。

    3.加強綠化檔案的開發利用，促進城市綠化事業的發展。

    (1)檔案利用工作是檔案管理系統自我完善的在動力。變檔案工作服務性的被動為利用工作的主動，是提供檔案利用的關鍵。要及時了解用戶的基本情況和需求從調查和預測綠化工作著手，開展對用戶需求的研究做到心中有數，變消極等待為積極主動如在創建文明衛生城市工作中，城市綠化工作內容就占有相當大的比例在此項工作的檢查、評價、驗收中，可以積極主動地提供城市綠化統計資料。

    (2)開展以城市綠化為主題的展覽，通過照片、圖片及文字說明的形式，介紹城市綠化工作的現狀，綠化工作成就以及綠化與各行各業乃至與人們的生活關系。

    (3)要把握好綠化檔案工作的重點改變檔案工作重收集輕利用、重保管輕研究的狀態。要改變這種狀況，采取有針對性地選擇檔案參加各種技術交流以此來拓寬利用渠道，促進檔案流向技術市場；流向生產流向經營。

    (4)發揮檔案人員的自身優勢，根據本單位和社會的需求拓展服務渠道，開展檔案調研，進行深層次的開發利用。檔案人員要根據利用者的需求，搞一些綠化專題匯編，綠化基礎數據匯編，也可把省內外、同行業的綠化基礎數據編制成對比表供用戶利用促進城市綠化事業的發展。